METODOLOGÍA LEAN, 5 S y KANBAN

 

 

METODOLOGÍA LEAN

Lean es un modelo de Gestión diseñado por la compañía TOYOTA para sus plantas de fabricación de automóviles, durante la década de los años 70.

El objetivo de Lean es desarrollar una cultura hacia una organización más eficiente mediante unos cambios en los procesos del negocio con el fin de incrementar la velocidad de respuesta por medio de reducción de desperdicios, costes y tiempos.

En la actualidad, las empresas más competitivas de todos los sectores de la industria emplean este sistema de gestión y sus herramientas asociadas para conseguir ser los mejores.

Esta optimización tiene un alto impacto cuando se integran los sistemas de Lean Manufacturing y 6 sigma.

Principios LEAN:

  • Especificar el Valor para los clientes (eliminar desperdicios). No debemos pensar por los clientes. El cliente paga por las cosas que cree que tienen valor y no por las cosas que pensamos que son valiosas. Las actividades de valor añadido son aquellas que el cliente está dispuesto a pagar por ellas. Todas las otras son desperdicios (MUDA).
  • Identificar el mapa de la cadena de valor para cada producto/servicio. La secuencia de actividades que permite responder a una necesidad del cliente representa un flujo de valor. Creando un “mapa” de la corriente de valor, es posible identificar aquellas actividades que no agregan valor, desde el punto de vista del cliente, a fin de poder eliminarlas.
  • Favorecer el flujo (sin interrupción). Debemos lograr un movimiento continuo del producto/servicio a través de la corriente de valor. Por ello, tenemos que reducir los tiempos de demora en el flujo de valor quitando los obstáculos en el proceso.
  • Dejar que los clientes tiren la producción (sistema PULL). La aplicación del Flujo y del Pull generan una respuesta más rápida y exacta con un menor esfuerzo y menores desperdicios. Permite producir sólo lo que el cliente pide y evita la generación de un stock innecesario.
  • Perseguir la perfección (mejora continua). Hay que seguir trabajando constantemente para conseguir unos ciclos de producción mas cortos, obtener la producción ideal (calidad y cantidad), focalizar los esfuerzos en el valor para el cliente. “Ninguna máquina o proceso llegará a un punto a partir del cual no se puede seguir mejorando” (Sakichi Toyoda – 1890).

teamwork

 

MÉTODO DE LAS 5 “ESES”

¿Qué son las 5 S?

Es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entrono de trabajo por parte de todos.

En  Ingles se ha dado en llamar “housekeeping” que traducido es “ser amos de casa también en el trabajo”.

Las Iniciales de las 5  S:

JAPONES                                                         CASTELLANO

Seiri                                                                Organizacion
Seiton                                                             Orden
Seiso                                                               Limpieza
Seiketsu                                                          Estandarizacion
Shitsuke                                                          Disciplina

¿Por qué las 5 S?5S

Es una técnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad. 
Su aplicación mejora los niveles de:

1.   Calidad.

2.   Eliminación de Tiempos Muertos.

3.   Reducción de Costos.

La aplicación de esta Técnica requiere el compromiso personal y duradera para que nuestra empresa sea un autentico modelo de organización, limpieza , seguridad e higiene.

Los primeros en asumir este compromiso son los Gerentes y los Jefes y la aplicación de esta  es el ejemplo más claro de resultados acorto plazo.

Resultado de Aplicación de las 5 S

Estudios estadísticos en empresas de todo el mundo que tienen implantado este sistema demuestran que:
Aplicación de 3 primeras S : 
            -Reducción del 40% de sus costos de Mantenimiento.
            -Reducción del 70% del número de accidentes.
            -Crecimiento del 10% de la fiabilidad del equipo.
            -Crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallas.

QUÉ BENEFICIOS APORTAN LAS 5S?

1.   La implantación de las 5S se basa en el trabajo en equipo.

2.   Los trabajadores se comprometen.

3.   Se valoran sus aportaciones y conocimiento.

4.   LA MEJORA CONTINUA SE HACE UNA TAREA DE TODOS.

Conseguimos una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en:

1.   Menos productos defectuosos.

2.   Menos averías.

3.   Menor nivel de existencias o inventarios.

4.   Menos accidentes.

5.   Menos movimientos y traslados inútiles.

6.   Menor tiempo para el cambio de herramientas.

Lograr un MEJOR LUGAR DE TRABAJO para todos, puesto que conseguimos:

1.   Más espacio.

2.   Orgullo del lugar en el que se trabaja.

3.   Mejor imagen ante nuestros clientes.

4.   Mayor cooperación y trabajo en equipo.

5.   Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.

6.   Mayor conocimiento del puesto.

 

Descripción de cada una de las “fases” del método

1.- Seiri (Organización)

Significa separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo las cosas necesarias en un lugar conveniente y en un lugar adecuado.

Ventajas de Organizacion:

1.   Reducción de necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y seguros.

2.   Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.

3.   Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.

4.   Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor cansancio físico y mayor facilidad de operación.

Para Poner en práctica la 1ra S debemos hacernos las siguientes preguntas:

1.   ¿Qué debemos tirar?

2.   ¿Qué debe ser guardado?

3.   ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?

4.   ¿Qué deberíamos reparar?

5.   ¿Qué debemos vender?

Otra buena práctica sería,  colocar en un lugar determinado todo aquello que va ser descartado. 

Y el último punto importante es el de la clasificación de residuos. Generamos residuos de muy diversa naturales: papel, plásticos, metales, etc. Otro compromiso es el compromiso con el medio ambiente ya que nadie desea vivir en una zona contaminada.

Analice por un momento su lugar de trabajo, y responda  a  las peguntas sobre Organización:

1.   ¿Qué podemos tirar?

2.   ¿Qué debe ser guardado?

3.   ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro   departamento?

4.   ¿Qué deberíamos reparar?

5.   ¿Qué podemos vender?

2.- Seiton (Orden) 

El orden es el estudio de la eficacia. Es una cuestión de cuan rápido uno puede conseguir lo que necesita, y cuan rápido puede devolverla a su sitio nuevo.

Cada cosa debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso.

Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad requerida, y en el momento y lugar adecuado nos llevará a estas ventajas:

1.   Menor necesidad de controles de stock y producción.

2.   Facilita el transporte interno, el control de la producción y la ejecución del trabajo en el plazo previsto.

3.   Menor tiempo de búsqueda de aquello que nos hace falta.

4.   Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y también de los daños a los materiales o productos almacenados.

5.   Aumenta el retorno de capital.

6.   Aumenta la productividad de las máquinas y personas.

7.   Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico y mental, y mejor ambiente.

Para tener claros los criterios de colocación de cada cosa en su lugar adecuado, responderemos las  siguientes preguntas:

1.   ¿Es posible reducir el stock de esta cosa?

2.   ¿Esto es necesario que esté a mano?

3.   ¿Todos llamaremos a esto con el mismo nombre?

4.   ¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa?

Y por último hay que tener en claro que:

1.   Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo.

2.   Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento o colocación, indicado con exactitud y conocido también por todos.

Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre organización:

1.   ¿De qué manera podemos reducir la cantidad que tenemos?

2.   ¿Qué cosas realmente no es necesario tener a la mano?

3.   ¿Qué objetos suelen recibir más de un nombre por parte de mis compañeros?

4.   Fíjese en un par de cosas necesarias ¿Cuál es el mejor lugar para ellas?

3.- Seiso (Limpieza) 

La limpieza la debemos hacer todos.

Es importante que cada uno tenga asignada una pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen este compromiso la limpieza nunca  será real.

Toda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y después de cada trabajo realizado, retirara cualquier tipo de suciedad generada.

Beneficios

Un ambiente limpio proporciona calidad y seguridad, y además:

1.   Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando hacer cosas dos veces

2.   Facilita la venta del producto.

3.   Evita pérdidas y daños materiales y productos.

4.   Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.

Para conseguir que la limpieza sea un hábito tener en cuenta los siguientes puntos:

1.   Todos deben limpiar utensilios y herramientas al terminar de usarlas y antes de guardarlos

2.   Las mesas, armarios y muebles deben estar limpios y en condiciones de uso.

3.   No debe tirarse nada al suelo

4.   No existe ninguna excepción cuando se trata de limpieza. El objetivo no es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total

Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre Limpieza:

1.   ¿Cree que realmente puede considerarse como “Limpio”?

2.   ¿Cómo cree que podría mantenerlo Limpio siempre?

3.   ¿Qué utensilios, tiempo o recursos necesitaría para ello?

4.   ¿Qué cree que mejoraría el grado de Limpieza?

4.- Seiketsu (Estandarización)

Esta S, la de la estandarización, envuelve estos significados: Higiene y visualización.
La higiene es el mantenimiento de la Limpieza, del orden. Quien exige y hace calidad cuida mucho la apariencia. En un ambiente Limpio siempre habrá seguridad. Quien no cuida bien de sí mismo no puede hacer o vender productos o servicios de Calidad.

Una técnica muy usada es el “visual management”, o gestión visual. Esta Técnica se ha mostrado como sumamente útil en el proceso de mejora continua. Se usa en la producción, calidad, seguridad y servicio al cliente.

Consiste en grupo de responsables que realiza periódicamente una serie de visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan de mejora.

Una variación mejor y más moderna es el “colour management” o gestión por colores. Ese mismo grupo en vez de tomar notas sobre la situación, coloca una serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes en zonas especialmente cuidadas.

Normalmente las empresas que aplican estos códigos de colores nunca tiene tarjetas rojas, porque en cuanto se coloca una, el trabajador responsable de esa área soluciona rápidamente el  problema para poder quitarla.

Las ventajas de uso de la 4ta S

1.   Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores.

2.   Evita daños de salud del trabajador y del consumidor.

3.   Mejora la imagen de la empresa interna y externamente.

4.   Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo.

Recursos visibles en el establecimiento de la 4ta. S:

1.   Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc.

2.   Informaciones e Instrucciones sobre equipamiento y máquinas.

3.   Avisos de mantenimiento preventivo.

4.   Recordatorios sobre requisitos de limpieza.

5.   Aviso que ayuden a las personas a evitar errores en las operaciones de sus lugares de trabajo.

6.   Instrucciones y procedimientos de trabajo.

Hay que recordar que estos avisos y recordatorios:

– Deben ser visibles a cierta distancia.
– Deben colocarse en los sitios adecuados.
– Deben ser claros, objetivos y de rápido entendimiento.
– Deben contribuir a la creación de un local de trabajo motivador y confortable.

Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre Higiene y visualización:

1.   ¿Qué tipo de carteles, avisos, advertencias, procedimientos cree que faltan?

2.   ¿Los que ya existen son adecuados? ¿Proporcionan seguridad e higiene?

3.   En general ¿Calificaría su entorno de trabajo como motivador y confortable?

4.   En caso negativo ¿Cómo podría colaborar para que si lo fuera?

5.- Shitsuke (Disciplina) 

Disciplina no significa que habrá unas personas pendientes de nosotros preparados para castigarnos cuando lo consideren oportuno. Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer. Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hábitos.

Mediante el entrenamiento y la formación para todos (¿Qué queremos hacer?) y la puesta en práctica de estos conceptos (¡Vamos hacerlo!), es como se consigue romper con los malos hábitos pasados y poner en práctica los buenos.

En suma se trata de la mejora alcanzada con las 4 S anteriores se convierta en una rutina, en una práctica mas de nuestros quehaceres. Es el crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción.

Esta 5 S es el mejor ejemplo de compromiso con la Mejora Continua. Todos debemos asumirlo, porque todos saldremos beneficiados.

 

 

MÉTODO KANBAN

Kanban es una palabra japonesa que viene a significar cartel o panel, elemento clave de este método productivo. El sistema Kanban como tal surgió en Toyota, el fabricante japonés de automóviles, para organizar mejor su producción de vehículos dividiendo el proceso en fases bien delimitadas que se tenían quecubrir correctamente para pasar a la siguiente fase, garantizando así un producto de calidad. De este sistema, aplicado a la industria de la automación, surgió el método Kanban, ideado por David J. Anderson y que adapta la filosofía original aldesarrollo de software, un proceso con muchos puntos en común con el industrial, con diferentes fases, equipos de trabajo y el requisito de que cada pieza del programa a crear funcione correctamente y sea de la mejor calidad posible. El método Kanban en su versión moderna aplicada al software se usó por primera vez en Microsoft, y desde entonces ha sido aplicado en cientos de proyectos de todo el mundo.

Dicho esto, ¿qué es Kanban? ¿En qué consiste? Hay dos objetivos que rigen este método productivo: por un lado, lograr un producto de calidad, al obligar a cada fase del proyecto a finalizar su tarea correctamente, y acabar con el caos, saturación o cuello de botella que puede darse en una fase del proyecto en condiciones normales en las que prima la rapidez por encima de la calidad del producto.

Cuatro son las reglas o principios básicos de Kanban para conseguir estos propósitos:

1.-  Empieza con lo que haces ahora: Kanban es un método de producción, no un sistema que te dice cómo hacer tu trabajo. Tu equipo y tú sabéis cómo hacerlo y Kanban te ayudará a decidir si lo estáis haciendo bien o si hay que cambiar algo.

2.-  Acepta el cambio: Aunque soy partidario del lema “si algo funciona no lo toques”, Kanban apuesta por algo así como “si algo no funciona, cámbialo” o “si algo puede funcionar mejor, mejóralo”. Siguiendo el método Kanban, todos los miembros del equipo tienen que estar dispuestos a aplicar cambios constantes para mejorar sus rutinas de trabajo, siempre y cuando se haga poco a poco y con sentido común.

3.-  Respeta el proceso en curso, los roles y responsabilidades de cada uno: Tanto en un proyecto de desarrollo de software como de cual proceso productivo, es imprescindible que cada miembro del equipo sepa qué tiene que hacer y cuáles son sus funciones. Para que el método Kanban funcione esto tiene que estar claro. No se trata de que todos hagan todo, sino que cada cuál sepa qué hacer en el momento adecuado.

4.-  Liderazgo en todos los niveles: Tener iniciativa y gestionar correctamente tu tarea o a tu equipo es otro elemento básico a tener en cuenta. No se trata de crear sistemas piramidales unos dentro de otros sino de que cada subgrupo y cada miembro tenga clara su función y la ejecute correctamente.

Y cinco son los elementos que deben darse en un sistema productivo que aplique bien el método Kanban.

1.-  Visualizar el flujo de trabajo: Parece algo básico pero no siempre vemos realmente las fases por las que pasa un proyecto ni qué personas trabajan en qué. Esto es muy habitual en grandes empresas, donde el desconocimiento entre el trabajo de otros equipos está a la orden del día. El método Kanban recomienda usar un panel con tarjetas (que dan nombre al método) que definan cada tarea dividiéndola en columnas que indican cada fase del proyecto.

2.-  Limitar el trabajo en curso: Hacer muchas cosas pero dejarlas todas a medias no sirve de nada. Si empiezas algo termínalo antes de empezar otra cosa, ése es un principio básico del método Kanban y, en mi opinión, uno de los pilares para que un proyecto funcione.

3.-  Gestión del flujo: Además de visualizar el flujo de trabajo hay que controlar su funcionamiento, ver en todo momento si las piezas están funcionando o si alguien tiene problemas y solucionarlos.

4.-  Dejar claras las reglas del proceso: Para aplicar bien un método hay que entenderlo. En este sentido, tan importante es saber quién hace qué como que esas personas sepan cómo hacer su trabajo y que entiendan las especificaciones o reglas.

5.-  Mejora en equipo: Uno de los pilares del método Kanban es la mejora constante. En este sentido, la mejora debe ser acordada en equipo, aportando la experiencia de todos los miembros del equipo.

Ahora que ya sabemos qué es Kanban, viene la pregunta clave: ¿este método es útil para mí? Aunque Kanban está pensado para proyectos de software, al ser un método tan simple y con reglas tan sencillas, puede aplicarse a prácticamente cualquier entorno de trabajo. El problema está más en saber aplicarlo bien que en si es idóneo o no. Evidentemente, un proyecto más mecánico, con reglas muy definidas, admite mejor el método Kanban, pero la clave, insisto, está en la buena aplicación del método, delimitando bien cada fase, asignando bien los recursos y personas implicadas, definiendo bien los roles de cada miembro del equipo y dándole importancia a la revisión continua del sistema, aplicando mejoras cuando sean necesarias.

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